‘Organizasyonlarda değişime olan direnci anlamak’ yazımda çalışanların neden ve ne şekilde değişime direnç gösterdiğini paylaşmıştım.
Doğal bir insan tepkisi olan direncin bir çok farklı sebebi olmakla beraber, Prosci’ın araştırmasına göre başlıca 4 ana kök nedenden kaynaklanıyor; farkındalık eksikliği, bilinmeyene olan korku, işini kaybetme korkusu ve sponsorluk eksikliği.
Değişime karşı direncin kök nedenlerini anladıktan sonra, direncin üstesinden gelmek için planlı bir şekilde çalışmak gerekiyor. Yönetim literatürü, dirençle nasıl başa çıkılacağına ilişkin çok çeşitli öneriler sunuyor. Kendi deneyimlerim direnci azaltmak için literatürün de içine aldığı odaklanılması gereken 7 öncelikli aşama olduğunu gösteriyor:
1)Sık, sürekli, açık ve şeffaf iletişim kurmak: Bilgilendirmek, aktif olarak dinlemek ve empati yapmak
Çalışanlara değişim sürecinin nasıl iletildiği çok önemli. Birebir veya kitlesel tüm iletişim adımlarında bu değişikliğin neden olduğu, neden şimdi olduğu, neyin değiştirilmesi gerektiği, nasıl değiştirilmesi gerektiği ve sonucunda nasıl bir başarı olacağına dair bilgiler paylaşıldığında yani günden güne bu değişimin onlara nasıl fayda sağlayacağını anladıklarında, direnme ihtiyacı hissetmiyorlar. Burada önemli olan tüm bu mesajların alıcıya bağlı olarak farklı şekilde yapılandırılması ve bunların gönderileceği iletişim kanallarının da kitleye uygun farklılaştırılması. Bununla birlikte seslerinin duyulduğunu ve empati yapıldığını bilmek istiyorlar. Bunun için de aktif olarak dinlemek; çalışanlarla yüz yüze birebir veya odak grup çalışmaları ile iletişim kurmak bu etkiyi daha da arttırıyor. Aynı zamanda çalışanların düşünce, endişe ve önerilerini dinlemek, değişim projesinin gelişim alanlarını görmek için de son derece değerli.
2)Üst düzey yöneticilerin sponsorlar olarak desteğini almak:
Her değişim projesinin uçtan uca tüm aşamaları sahiplenecek bir ana sponsora ihtiyacı var. Ancak sürdürülebilir değişim için sadece ana sponsorun aktif ve görünür olması yeterli değil. Projenin etki ettiği ekiplerin üst düzey liderleri de bu projenin yan sponsorları olarak değişimin başarılı bir şekilde uygulanmasından sorumlu. Bütçeleri ve kaynakları tahsis etmek, değişimi desteklemek, çalışanları motive etmek, cesaretlendirmek, paydaşları aynı vizyona getirmek, erişilebilir ve görünür olmak tüm değişim sürecinde ve sonrasında geçişi kolaylaştırıyor. Prosci’ın 2014 yılında yaptığı ‘Değişim Yönetiminde En İyi Uygulamalar’ araştırmasına göre etkili bir sponsorluk, bir projenin hedeflerine ulaşma şansını %25’ten, %85’e çıkarıyor.
3)Orta kademe yöneticilerin rol model olmasını sağlamak:
Orta kademe yöneticiler, bir değişim girişiminde tüm yeniliklere adapte olması gereken çalışanlara en yakın olan kişiler. Bu nedenle organizasyondaki çalışanlarla kurdukları ilişki ve yaptıkları yönlendirmenin etkisi çok yüksek. Ancak çok önemli bir bulgu var ki; Prosci’in 2017 yılında yaptığı araştırmaya göre en çok direnç gösteren gruplar %43 oran ile orta düzey yöneticiler. Bunu ikinci sırada ön saflarda çalışanlar takip ediyor. Bu araştırma da bize gösteriyor ki orta kademe yöneticileri etkinleştirmek, bu kişileri değişim ile ilgili bilgi ve araçlarla donatmak, değişimin erken aşamalarında birebir iletişim kurmak, sürece dahil etmek çok önemli. Onlar değişimi kabul etmezse, onlara bağlı ekiplerin direnç göstermesi kaçınılmaz olur.
4)Değişim elçilerini seçmek ve değişimin organizasyon genelinde yayılmasını sağlamak:
Organizayon içinde olumlu etkisi olan, güven duyulan, ihtiyaç duyduğumuz becerilere ve özelliklere sahip, ihtiyaca göre farklı düzey ve departmanlardan kişileri değişim elçileri olarak sürece dahil etmek yeni bir projenin başarılı bir şekilde uygulanmasına ve direnci azaltmaya büyük ölçüde katkıda bulunuyor. Dönüşüm boyunca çalışanlara rehberlik edecek ve onları destekleyecek değişim elçilerini seçtikten sonra yapılması gereken ise bu önemli rolde başarılı olmak için gerekli bilgi ve becerilere sahip olmalarını sağlamak. Motivasyonlarını yüksek tutmak, hedeflerine yönelik vizyonu paylaşmak ve uygulayabilecekleri ortak bir değişim yönetimi metodolojisi sunmak etkinliklerini arttırıyor.
5)Çalışanları değişim projesine dahil etmek:
Değişime direnç gösteren çalışanlarla başa çıkmada en etkili yöntemlerden biri direnç gösterenleri fikir, zaman ve çaba ile katkıda bulunacakları değişim projesine dahil etmek. Genelde direnç gösterenlerden daha çok projeyi sahiplenme potansiyeli yüksek olan olan kişiler proje ekiplerine dahil ediliyor. Ancak oluşturulacak grupların heterojen olması geniş kitlelere etki etmek açısından daha etkili. Direnç gösterenler sahip oldukları endişelere birlikte çözüm üretip, projede pay sahibi oldukça, olumlu sonuçları gördükçe direnç kendiliğinden azalıyor. Bu yöntemle aynı zamanda direnci pozitif bir hale de getirmiş oluyoruz.
6)Çalışanların bilgi ve kabiliyetlerini arttırmak:
Eğitim, değişim yönetiminin temel taşlarından biri. Doğru planlanır yani gerekli becerilere, bilgilere ve davranışlara uygun tasarlanır ve uygulanırsa geçişin başarı oranını artırıyor. Etkili değişim yönetimi modellerinin de (ADKAR modeli, Kotter’in 8 adımlı modeli vb.) ortak noktası, eğitim ile ilgili önemli bir aşamanın varlığı. Herhangi bir değişim programının uygulanmasından önce eğitimi bir öncelik haline getirmeli ve değişimin büyüklük, etki alanı ve yapısına göre ihtiyaç halinde yeni eğitimler verilmeli veya mevcut revize edilmeli. Örneğin, organizasyon yeni bir yazılım programını geçiyorsa, çalışanların eğitimi, yazılım bilgisayarlarına yüklenmeden önce tamamlanmalı.
Çalışanların bilgi ve kabiliyetlerinin arttırılması büyük önem taşırken, diğer yandan henüz organizasyonun değişim yönetimi yetkinliği yeteri kadar gelişmemiş ise yöneticilerin de değişim liderliği eğitimi almaları sürece büyük katkı sağlıyor.
7)Başarıları Kutlamak:
Değişimler hayata geçerken kazanılan küçük başarıları kutlamak çalışanların daha büyük değişimleri benimsemesini destekliyor ve motivasyonu arttırıyor. Aksi takdirde, sadece büyük problemlerin çözümüne ve başarısına odaklanılırsa, çalışanlara başarı ulaşılamaz görünebiliyor.
Tüm bunlar başarılı bir direnç yönetiminde bizi destekleyecek yaklaşımlar. Direncin sebeplerini iyi anlayıp, tüm bunları kapsayan yapılandırılmış değişim yönetimi stratejileri geliştirmek, bu stratejileri kümülatif ve ardışık bir şekilde uygulamak bu doğal tepkiyi en aza indirmemizi kolaylaştırıyor. Böylece herkes için kazan-kazan durumu oluşuyor.
Duygu Türkan İnam